smart medication ScanDoc – Impfdokumentation für Apotheken: von der Beratung bis zur Impfbescheinigung in einem Vorgang
Mit smart medication ScanDoc dokumentieren Apotheken Schutzimpfungen in einem Vorgang – Beratung, Anamnese, Einwilligung, Impfung, Belege, Impfbescheinigung nach § 22 IfSG und Datensatz für das Robert Koch-Institut. ScanDoc prüft die Pflichtangaben nach § 35a Abs. 5 ApBetrO, bevor bestätigt wird, und sperrt jeden Vorgang nach dem Abschluss mit lückenlosem Protokoll.
Auf einen Blick
- Zielgruppe
- Öffentliche Apotheken in Deutschland, die Schutzimpfungen anbieten
- Rechtsgrundlage
- § 20c IfSG in der Fassung des ApoVWG (seit 2. Juli 2026), § 35a Abs. 5 ApBetrO, § 22 und § 13 Abs. 5 IfSG
- Umfang
- Beratung, Anamnese, Einwilligung, Impfung, Belege, Impfbescheinigung und RKI-Datensatz in einem Vorgang – Beratung und Impfung auch an verschiedenen Tagen
- Prüfung
- Pflichtangaben und Plausibilität vor der Bestätigung; Bestätigung mit Passwort, danach gesperrt und protokolliert
- Erfassung
- Impfstoff aus dem MMI-Impfstoffkatalog oder per Scan des DataMatrix-Codes – PZN, Charge und Verfallsdatum
- Ausdrucke
- Impfbescheinigung nach § 22 IfSG, vorbefüllter Anamnese- und Einwilligungsbogen (PDF)
- RKI-Datensatz
- CSV-Datei nach § 13 Abs. 5 IfSG, die die Apotheke vervollständigen oder anpassen und weiterleiten kann; Historie aller Exporte
- Plattform
- Web-Anwendung im ScanDoc-Zugang der Apotheke, deutschsprachige Oberfläche
- Sicherheit
- Verschlüsselte Speicherung, Serverbetrieb im nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland, Zwei-Faktor-Anmeldung möglich
- Verfügbar
- Seit 12. Oktober 2026
Impfen in der Apotheke – und die Pflicht zur Dokumentation
Seit dem 2. Juli 2026 dürfen ärztlich geschulte Apothekerinnen und Apotheker in öffentlichen Apotheken Erwachsene mit allen Impfstoffen impfen, die keine Lebendimpfstoffe sind (§ 20c IfSG in der Fassung des Apothekenversorgung-Weiterentwicklungsgesetzes). Die Verabreichung dürfen sie an PTA, Pharmazieingenieure und Personen in der praktischen Ausbildung delegieren – unter Aufsicht.
Zu jeder Impfung gehört eine Dokumentation: neun Angaben nach § 35a Abs. 5 ApBetrO, aufzubewahren zehn Jahre ab dem Impfdatum, dazu die Impfbescheinigung nach § 22 IfSG und der Datensatz für das Robert Koch-Institut nach § 13 Abs. 5 IfSG.
smart medication ScanDoc dokumentiert eine Schutzimpfung in einem einzigen Vorgang: Beratung, Anamnese, Einwilligung, Impfung, Belege, Impfbescheinigung und RKI-Datensatz. Die Pflichtangaben werden geprüft, bevor bestätigt wird. Unterbrechungen kosten keine Eingaben, und nach dem Abschluss ist jeder Vorgang gesperrt und lückenlos protokolliert.
Ein Vorgang, zwei mögliche Termine
Beratung heute, Impfung später – oder beides in einem Schritt. Jeder Vorgang hat genau einen Status:
- Entwurf Zwischengespeichert, ohne Passwort – ausdrücklich noch keine Dokumentation.
- Beratung Aufklärung, Anamnese und Einwilligung mit Passwort bestätigt.
- Geimpft Impfung mit Passwort bestätigt.
Außerdem möglich
- Ohne Impfung beendet: Mit Grund: Gegenanzeige, akute Erkrankung, Ablehnung durch die Person, Impfstoff nicht verfügbar oder Sonstiges.
- Storniert: Mit Grund und Passwort; bleibt lesbar und erscheint in der Liste durchgestrichen.
Funktionen im Einzelnen
Erfassen, ohne dass etwas verloren geht
- „Zwischenspeichern“ jederzeit ohne Passwort: Nach einem Anruf oder einer Unterbrechung sind alle Eingaben wieder da, auch Häkchen und die Angabe zur Aufsicht.
- Hat die Person schon einen offenen Vorgang, bietet ScanDoc „fortsetzen“ an – doppelte Vorgänge entstehen so nicht.
- Arbeiten zwei Fenster oder Arbeitsplätze am selben Vorgang, meldet ScanDoc den Konflikt, statt still zu überschreiben.
- Fehler stehen direkt am betroffenen Feld; nicht mehr gebrauchte Entwürfe lassen sich verwerfen.
Impfstoff, Charge und Krankheit
- Impfstoffe aus dem MMI-Impfstoffkatalog, Suche per PZN oder Name.
- Der Scan des DataMatrix-Codes übernimmt PZN, Charge und Verfallsdatum.
- Die Krankheit, gegen die geimpft wird, schlägt ScanDoc aus amtlichen Katalogdaten vor.
- Neben dem Formular: die letzte Impfung der Person und die letzte gegen dieselbe Krankheit, mit der Nummer in der Impfserie.
- Ein abgelaufener Impfstoff verlangt eine ausdrückliche Bestätigung.
Pflichtangaben vollständig und plausibel
- Alle neun Angaben nach § 35a Abs. 5 ApBetrO und die Inhalte der Impfbescheinigung nach § 22 Abs. 2 IfSG.
- Plausibilitätsprüfungen: kein Datum in der Zukunft, Reihenfolge Aufklärung – Einwilligung – Impfung, Tagesanamnese am Impftag, gültige Nummer in der Impfserie.
- Anamnese mit sechs Fragen, jede ausdrücklich zu beantworten – oder ein unterschriebener Anamnesebogen hängt an.
- Fehlen Geburtsdatum oder Anschrift, führt ein Link direkt in die Patientenakte.
- Vorbelegte Datumsangaben bleiben farbig hinterlegt, bis jemand sie anfasst – nichts wird unbemerkt übernommen.
Delegation und Aufsicht
- Die Verabreichung lässt sich an PTA, Pharmazieingenieure und Personen in der praktischen Ausbildung delegieren (§ 20c Abs. 4 IfSG).
- ScanDoc fragt ausdrücklich „ohne Aufsicht“ oder „unter Aufsicht“ und dann den Namen der Aufsicht – ohne stillen Vorgabewert.
- Unter Aufsicht nennt die Impfbescheinigung die aufsichtführende Apothekerin oder den aufsichtführenden Apotheker als verantwortliche Person.
- Ein Hinweis erinnert daran, dass Aufklärung, Anamnese, Einwilligung und Dokumentation nicht delegierbar sind.
Belege und ersetzendes Scannen
- PDF-Belege direkt an der fachlich passenden Stelle – Aufklärung, Anamnese, Einwilligung, weitere Dokumente. Falsch zuordnen geht nicht.
- Je Datei die ausdrückliche Bestätigung „Der Scan entspricht dem Original“.
- Das Papieroriginal lässt sich als vernichtet vermerken, mit Datum – auch rückwirkend.
- Belege werden verschlüsselt gespeichert, sofort zurückgelesen und gegen ihre Prüfsumme verglichen.
- Belege lassen sich nach dem Abschluss nachreichen.
Bestätigen, sperren, nachvollziehen
- Beratung und Impfung werden mit erneuter Passworteingabe bestätigt: Name, Zeitstempel und eine Prüfsumme über die bestätigten Angaben (einfache elektronische Signatur).
- Nach dem Abschluss ist der Vorgang gesperrt; möglich bleiben Nachträge wie weitere Belege oder eine Impfkomplikation.
- Korrekturen laufen als Storno und neuer Vorgang mit Verweis auf die alte Nummer. Der alte Stand bleibt lesbar (§ 630f BGB), jede Änderung steht im Protokoll.
- Patienten- und Apothekendaten werden beim Bestätigen als Momentaufnahme festgehalten.
- Laufende Vorgangsnummer je Apotheke (etwa IMP-2026-0001) – oder das eigene Nummernschema weiterführen.
Ausdrucke
- Impfbescheinigung als PDF nach § 22 Abs. 2 IfSG, mit den Hinweisen nach § 22 Abs. 3 und 4 IfSG und Platz für Stempel und Unterschrift.
- Anamnese- und Einwilligungsbogen als PDF, vorbefüllt mit den erfassten Antworten.
- Druckbar schon im Entwurf: drucken, unterschreiben lassen, scannen, anhängen.
- Der QR-Code auf dem Bogen enthält nur die Vorgangsnummer, keine Personendaten.
Übersicht und Patientenakte
- Liste aller Impfungen und Entwürfe mit Suche, Statusfilter und Zeitraum; Download als PDF und Excel.
- Beratungen und Entwürfe, die seit mehr als 30 Tagen offen sind, werden markiert.
- Eigener Reiter „Impfungen“ in der Patientenakte.
- Beim Zusammenführen doppelter Patienten wandern die Impfvorgänge mit.
RKI-Datensatz
- ScanDoc erstellt den Datensatz nach § 13 Abs. 5 IfSG als CSV-Datei für einen gewählten Zeitraum – nur durchgeführte Impfungen, mit pseudonymisiertem Personenbezug.
- Die Apotheke kann die Datei vervollständigen oder anpassen und anschließend weiterleiten.
- Vorgabe „nur noch nicht exportierte“; die Zahl der enthaltenen Impfungen steht vor dem Export da.
- Historie aller Exporte: „Erneut herunterladen“ liefert genau die damals erzeugte Datei.
- Wird eine bereits exportierte Impfung storniert, weist ScanDoc darauf hin, dass die Korrektur gesondert mitzuteilen ist.
Impfkomplikationen
- Verdacht festhalten: Beschreibung, Zeitpunkt der Meldung an das Gesundheitsamt, ausgefüllter Meldebogen als Beleg.
- Hinweis auf die 24-Stunden-Frist (§ 9 Abs. 3 IfSG) und auf die Meldepflicht der Apothekenleitung (§ 8 Abs. 1 Nr. 6 IfSG), mit Links zum Meldebogen des Paul-Ehrlich-Instituts und zum AMK-Formular.
- Eine noch offene Meldung steht sichtbar in Liste, Patientenakte und Vorgang.
Sicherheit und Datenschutz
- Belege, Postleitzahl, Impfgrund und die Momentaufnahme der Person werden verschlüsselt gespeichert; die Server stehen in einem nach ISO 27001 zertifizierten Rechenzentrum in Deutschland.
- Nichts wird endgültig gelöscht: Entwürfe werden verworfen, Vorgänge storniert, gelöschte Belege bleiben lesbar. Das trägt die Aufbewahrungspflicht von zehn Jahren ab dem Impfdatum.
- Die Passwortbestätigung zählt Fehlversuche und sperrt wie die Anmeldung.
- Ein Support-Zugriff auf die Apotheke sieht die Impfdokumentation nur lesend.
- Für die Anmeldung an ScanDoc steht eine Zwei-Faktor-Anmeldung zur Verfügung.
Rechtsgrundlagen
- § 20c IfSG , öffnet in neuem Tab
- Schutzimpfungen durch Apothekerinnen und Apotheker mit Impfstoffen, die keine Lebendimpfstoffe sind, ab 18 Jahren; Delegation der Verabreichung unter Aufsicht (Abs. 4). Fassung des ApoVWG vom 26.06.2026 (BGBl. 2026 I Nr. 195), gültig seit 2. Juli 2026.
- § 35a Abs. 5 ApBetrO , öffnet in neuem Tab
- Neun Pflichtangaben der Dokumentation, Aufbewahrung zehn Jahre ab dem Impfdatum.
- § 22 IfSG , öffnet in neuem Tab
- Impfdokumentation und Impfbescheinigung: Inhalt und Hinweise.
- § 13 Abs. 5 IfSG , öffnet in neuem Tab
- Datensatz für die Impfsurveillance des Robert Koch-Instituts.
- §§ 6, 8 und 9 IfSG , öffnet in neuem Tab
- Meldung des Verdachts einer Impfkomplikation an das Gesundheitsamt.
- §§ 630d bis 630f BGB , öffnet in neuem Tab
- Einwilligung, Aufklärung und Dokumentation bei der Behandlung.
Häufige Fragen
Welche Impfungen dürfen Apotheken seit Juli 2026 durchführen?
Seit dem 2. Juli 2026 dürfen ärztlich geschulte Apothekerinnen und Apotheker in öffentlichen Apotheken Personen ab 18 Jahren mit allen Impfstoffen impfen, die keine Lebendimpfstoffe sind (§ 20c IfSG in der Fassung des Apothekenversorgung-Weiterentwicklungsgesetzes). Wer bisher nur für Grippe- und COVID-19-Impfungen geschult ist, braucht für weitere Impfstoffe eine Ergänzungsschulung.
Was muss die Apotheke bei einer Impfung dokumentieren?
Nach § 35a Abs. 5 ApBetrO neun Angaben: Aufklärung, Anamnese und Einwilligung mit Datum, Impfdatum, Impfstoff und Charge, Name, Geburtsdatum und Anschrift der geimpften Person, Name und Anschrift der Apotheke sowie Name und Bestätigung der beteiligten Personen. Die Dokumentation ist zehn Jahre ab dem Impfdatum aufzubewahren. Dazu kommen die Impfbescheinigung nach § 22 IfSG und der Datensatz für das Robert Koch-Institut. ScanDoc prüft diese Angaben, bevor bestätigt wird.
Wie bildet ScanDoc die Delegation an PTA ab?
Die Verabreichung darf an PTA, Pharmazieingenieure und Personen in der praktischen Ausbildung delegiert werden, unter Aufsicht (§ 20c Abs. 4 IfSG). ScanDoc fragt ausdrücklich, ob ohne oder unter Aufsicht geimpft wurde, und dann den Namen der Aufsicht. Die Impfbescheinigung nennt in diesem Fall die aufsichtführende Person als verantwortlich. Aufklärung, Anamnese, Einwilligung und Dokumentation bleiben nicht delegierbar – daran erinnert ein Hinweis.
Wie entsteht der Datensatz für das Robert Koch-Institut?
ScanDoc erstellt den Datensatz nach § 13 Abs. 5 IfSG als CSV-Datei für einen gewählten Zeitraum, nur mit durchgeführten Impfungen und mit pseudonymisiertem Personenbezug. Die Apotheke kann die Datei vervollständigen oder anpassen und dann weiterleiten. Jeder Export bleibt in einer Historie und lässt sich unverändert erneut herunterladen.
Was passiert, wenn die Beratung unterbrochen wird oder erst später geimpft wird?
Zwischenspeichern geht jederzeit ohne Passwort; beim Wiederöffnen sind alle Eingaben da. Beratung und Impfung können an verschiedenen Tagen stattfinden: Die Beratung wird bestätigt, die Impfung später im selben Vorgang. Hat die Person schon einen offenen Vorgang, bietet ScanDoc an, ihn fortzusetzen.
Wie werden Papierbögen und Unterschriften behandelt?
ScanDoc druckt den Anamnese- und Einwilligungsbogen vorbefüllt, schon im Entwurf. Die Person unterschreibt auf Papier, der Scan wird an der passenden Stelle des Vorgangs abgelegt – mit der Bestätigung „Der Scan entspricht dem Original“. Dass das Papieroriginal vernichtet wurde, lässt sich mit Datum vermerken.
Lassen sich abgeschlossene Impfungen noch ändern?
Nach dem Abschluss ist der Vorgang gesperrt. Nachträge bleiben möglich – weitere Belege, eine Impfkomplikation, die Vernichtung des Papieroriginals. Korrekturen laufen als Storno und neuer Vorgang mit Verweis auf die alte Nummer; der alte Stand bleibt lesbar, und jede Änderung steht im Protokoll.
Wer kann die Impfdokumentation nutzen, und was kostet sie?
Apotheken mit Zugang zu smart medication ScanDoc; die Oberfläche ist deutschsprachig und läuft im Browser, eine Installation ist nicht nötig. ScanDoc wird individuell angeboten – sprechen Sie uns über die Kontaktseite an.
Impfdokumentation mit ScanDoc
Sie haben Interesse? Sprechen Sie uns an, wir helfen Ihnen gerne. Impfende ScanDoc-Apotheken können sich außerdem in der Liste der teilnehmenden Apotheken als impfende Apotheke zeigen lassen – die Zustimmung geben sie in ScanDoc unter „Meine Apotheke“.
